El Presupuesto Empresarial es una herramienta indispensable para la administración de las organizaciones públicas y privadas, es un plan integrador y coordinador de todas las áreas que requieren de la previsión para analizar alternativas y poder tomar las decisiones correctas en términos financieros y de recursos.
El Presupuesto implica definir metas, objetivos y asignar recursos económicos, humanos, medios, etc., para la ejecución de esos planes detallados para cada área de la empresa y enfocar nuestros esfuerzos hacia el logro de un resultado específico, en tiempo, realizable y medible.
Su preparación involucra a todas las áreas de la empresa, no es responsabilidad exclusiva del área financiera. Intervienen áreas como ventas, producción, compra, administración y servicios.
CICLO DEL PERIODO PRESUPUESTARIO
El periodo presupuestario implica un ciclo de actividades como son:
1) Formulación, donde usted establece los objetivos, metas y políticas a seguir en cada área de actividad.
2) Discusión, en cada nivel administrativo usted mide el alcance y cuantifican las metas a lograr.
3) Elaboración, una vez cada área define sus metas y las cuantifica, se integran las mismas en un solo Proyecto del Presupuesto.
4) Aprobación y Ejecución, es la parte donde el Proyecto del Presupuesto recibe la aprobación del organismo jerárquico de mayor relevancia de la empresa, quien da su aprobación para su ejecución, estableciéndose la responsabilidad a cada encargado de área para el seguimiento de los planes establecidos para el periodo a que corresponda.
PROGRAMAS BASICOS EL PRESUPUESTO
El presupuesto se divide en cuatro áreas básicas:
- Programa de Ventas.
- Programa de Producción.
- Programa de Administración.
- Programa de Inversiones.
Cada programa y sus programas suplementarios se componen de metas cuantificables, planes de acciones concretas a seguir en el plazo establecido, uso de recursos económicos, humanos, inversiones, todas conectadas al objetivo común de su empresa.
Las técnicas de Presupuestación utilizadas pueden variar o ser combinadas con la experiencia de las personas en las áreas involucradas, ya sea por su amplio conocimiento técnico y capacidad práctica de sus actividades y análisis de los consumos reales, por el uso de técnicas y análisis estadísticos, promedio móviles para proyección de las ventas, análisis y tendencias del mercado, maquinarias y equipos disponibles, utilización de la capacidad instalada, etc.
VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO
La existencia del Presupuesto como herramienta de control permite:
A. Medir logros de la Gerencia y facilita el control administrativo.
B. Dar participación a todas las áreas de su empresa, logrando la cooperación e integración de todas las áreas hacia una meta común.
C. Indicar tendencias y análisis periódicos para lograr eficiencia en sus operaciones.
También, existen limitaciones importantes a considerar al momento de su elaboración y ejecución:
A. Se basa en estimaciones, por lo que se trata de utilizar datos estadísticos para reducir la incertidumbre al mínimo.
B. Es una herramienta dinámica para ser adaptada a cambios o variaciones de sus condiciones.
C. Su ejecución implica un análisis ponderado de las variaciones que resulten entre lo que se presupuesta y los datos reales.
El resultado final del proceso de planeación es el Estado de Resultados Pro forma o Proyectado, Balance General y el Estado de Flujo de Efectivo o de Caja para el próximo período.
A través de su ejecución, permite al área financiera ejercer funciones de control y medición de las operaciones, dar participación a los diferentes sectores productivos, medir el logro de la actividad e indicar de forma eficiente cuándo se puede flexibilizar y cambiar tendencias y desviaciones.
En épocas de incertidumbres de los mercados, financieros o del negocio al que se dedique, presupuestar implica una visión hacia dónde queremos dirigirnos, siempre contando con la flexibilidad necesaria para ajustar y/o cambiar el rumbo de su negocio, manteniendo su rentabilidad.
Las variables macroeconómicas que inciden o marcan un escenario específico del mercado deben ser consideradas al momento de formular su presupuesto, como son: política fiscal, comportamiento del tipo de cambio, regulaciones legales, acuerdos y tratados, inflación del país y de los países donde tiene relaciones comerciales, política arancelaria y fiscal, comportamiento sueldos y salarios del mercado laboral.
Una actitud optimista y de confianza en sus posibilidades y su entorno, le permite preparar un plan de desarrollo y crecimiento de su mercado, con premisas claras de dónde estamos, hacia dónde nos dirigimos y cómo lograr el cambio.
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